Trong quá trình hoạt động, việc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở là khá phổ biến. Doanh nghiệp có thể chuyển sang một địa điểm mới, thay đổi địa điểm kinh doanh để phù hợp với nhu cầu thực tế hoặc cũng có những trường hợp địa chỉ của doanh nghiệp thay đổi do Nhà nước điều chỉnh và sắp xếp lại đơn vị hành chính.
Từ ngày 01/07/2026, Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 có hiệu lực, trong đó có quy định liên quan đến trách nhiệm của người nộp thuế khi thay đổi địa điểm kinh doanh.
Việc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải lập hồ sơ quyết toán thuế chỉ vì lý do chuyển địa điểm.
1. Quy định đối với doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở sau ngày 01/07/2026
Người nộp thuế có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp thay đổi địa chỉ đều phải thực hiện việc này.
Căn cứ khoản 4 Điều 17 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định:
“4. Người nộp thuế có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, trừ trường hợp do thay đổi địa giới hành chính theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, đối với trường hợp doanh nghiệp tự thay đổi địa chỉ trụ sở và việc thay đổi này dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý thì doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định.
Trường hợp địa chỉ của doanh nghiệp thay đổi do Nhà nước thay đổi địa giới hành chính thì thuộc trường hợp ngoại lệ được quy định tại khoản 4 Điều 17 nêu trên.
2. Phân biệt giữa quyết toán thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế
2.1. Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế là gì?
Căn cứ khoản 14 Điều 4 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định:
“14. Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế là việc nộp đủ tiền thuế, khoản thu khác, tiền chậm nộp, tiền phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế”.
Việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế tập trung vào việc doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước hay chưa, chứ không có nghĩa là doanh nghiệp phải lập hồ sơ quyết toán thuế ngay tại thời điểm thay đổi địa chỉ.
2.2. Quyết toán thuế là gì?
Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế, hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
Đối với thuế TNDN, doanh nghiệp căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ để xác định số thuế phải nộp sau khi tính toán doanh thu, chi phí được trừ, thu nhập chịu thuế và các khoản điều chỉnh khác.
Việc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp kết thúc năm tính thuế hoặc chấm dứt hoạt động.
3. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ trụ sở
Căn cứ khoản 4 Điều 17 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, người nộp thuế có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, trừ trường hợp thay đổi do thay đổi địa giới hành chính theo quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở không làm mất đi các nghĩa vụ thuế đã phát sinh.
Theo đó, doanh nghiệp cần phân biệt:
- Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định khi thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý;
- Quyết toán thuế theo kỳ tính thuế và các trường hợp phải quyết toán theo quy định của pháp luật thuế.
Hai khái niệm này không đồng nhất với nhau.
4. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở có làm phát sinh kỳ quyết toán thuế mới hay không?
Quyết toán thuế được thực hiện dựa trên cơ sở kỳ tính thuế và thời hạn quyết toán theo quy định của pháp luật.
Vì vậy, để xác định doanh nghiệp có phải quyết toán thuế hay không, cần xác định doanh nghiệp có thuộc trường hợp kết thúc kỳ tính thuế hoặc thuộc trường hợp phải quyết toán tại thời điểm đó hay không.
Ví dụ: Công ty X đang hoạt động bình thường trong năm 2026 và có kỳ kế toán năm từ ngày 01/01/2026 đến ngày 31/12/2026. Đến ngày 05/09/2026, Công ty X chuyển địa chỉ trụ sở nhưng vẫn tiếp tục hoạt động.
Sau ngày 05/09/2026, Công ty X vẫn:
- Tiếp tục kinh doanh;
- Không giải thể;
- Không chấm dứt hoạt động;
- Không chấm dứt hiệu lực của mã số thuế.
Do đó, ngày 05/09/2026 không làm kết thúc kỳ tính thuế TNDN của Công ty X.
Công ty X thực hiện các thủ tục liên quan đến việc thay đổi địa chỉ, đồng thời hoàn thành các nghĩa vụ thuế theo quy định và tiếp tục thực hiện quyết toán thuế theo đúng kỳ tính thuế và thời hạn pháp luật quy định.
5. Trường hợp cơ quan thuế kiểm tra thì sẽ xử lý như thế nào?
Trong trường hợp cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, thanh tra và phát hiện người nộp thuế khai thiếu số tiền thuế phải nộp, doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 16 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định:
“1. Các trường hợp phải nộp tiền chậm nộp bao gồm:
c) Cơ quan quản lý thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra phát hiện người nộp thuế khai thiếu số tiền thuế, khoản thu khác phải nộp hoặc phát hiện số tiền thuế, khoản thu khác đã hoàn, đã miễn, đã giảm, đã không thu lớn hơn số tiền thuế, khoản thu khác được hoàn, được miễn, được giảm, không thu”.
Như vậy, việc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở không làm phát sinh nghĩa vụ quyết toán thuế ngay tại thời điểm thay đổi địa chỉ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm tính chính xác của hồ sơ, dữ liệu và nghĩa vụ thuế đã kê khai. Nếu cơ quan có thẩm quyền phát hiện doanh nghiệp khai thiếu thuế hoặc có nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ bổ sung và chịu các khoản xử lý liên quan theo quy định.
Kết luận
Khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, công ty cần thực hiện các thủ tục và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định.
Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ trụ sở không tự làm phát sinh một kỳ quyết toán thuế mới và không đồng nghĩa với việc công ty phải quyết toán thuế ngay tại thời điểm chuyển địa chỉ. Doanh nghiệp vẫn tiếp tục thực hiện nghĩa vụ thuế và quyết toán thuế theo kỳ tính thuế, trừ trường hợp thuộc các trường hợp pháp luật quy định phải quyết toán tại thời điểm đó.
Dưới góc độ kế toán, cần phân biệt rõ giữa “hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế khi thay đổi địa chỉ” và “quyết toán thuế”. Việc không phải quyết toán thuế ngay khi thay đổi địa chỉ không có nghĩa là doanh nghiệp được bỏ qua hoặc không thực hiện các nghĩa vụ thuế đã phát sinh.
