Tài khoản 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Hãy cùng tìm hiểu các nguyên tắc hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng trong bài viết này.
Nội dung
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 141
– TK 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
– Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
– Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
– Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141 – “Tạm ứng”
– Bên Nợ: Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
– Bên Có:
- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
- Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương;
- Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho.
– Số dư bên Nợ: Số tạm ứng chưa thanh toán.
3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh– Tài khoản 141
a) Tạm ứng tiền/vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp
Nợ TK 141
Có TK 111, 112, 152, …
b) Khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng
Nợ TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,…
Có TK 141
c) Các khoản tạm ứng không sử dụng hết và phải nhập lại vào quỹ/kho/trừ trực tiếp vào lương của người tạm ứng
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141
d) Trường hợp số thực chi đã duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng
Nợ TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627,…
Có TK 111 – Tiền mặt
e) Hạch toán tạm ứng tiền lương
Nợ TK 3341/3348 – Phải trả người lao động
Có TK 141
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 138 – Phải thu khác
Xem các nội dung khác
Các kênh khác của Kế toán AZ: Facebook | YouTube | Cộng đồng Kế toán
