- CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI TRẢ LẠI HÀNG HÓA, DỊCH VỤ TỪ 01/06/2025
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), quy định về xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ như sau:
1. Người mua trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua)
– Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
– Nếu các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.
– Người bán, người mua đều thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
2. Trả lại tài sản đã đăng ký quyền sở hữu theo tên người mua (xe, máy móc,…):
– Nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
– Nếu người mua không phải cá nhân kinh doanh thì phải có biên bản trả lại tài sản (ghi rõ thông tin và tình trạng tài sản) và minh chứng việc nhận lại tài sản.
3. Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm:
Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế GTGT), số tiền thuế GTGT theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền.
- BỎ QUY ĐỊNH HỦY HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP SAI TỪ NGÀY 01/06/2025
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán hủy hóa đơn đã lập sai và lập hóa đơn mới.
Tuy nhiên, tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sẽ không hủy hóa đơn đã lập có sai sót mà thay vào đó sẽ sử dụng các phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.
Cụ thể phương án xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót từ ngày 01/06/2025 như quy trình sau:
- QUY TRÌNH XỬ LÝ HÓA ĐƠN SAI SÓT 2025 THEO
NGHỊ ĐỊNH 70/2025/NĐ-CP
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) quy định về quy trình xử lý hóa đơn sai sót 2025 như sau:
“Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử”
“1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:”
“a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.”
“b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:”
“b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.”
“…”
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
“…”
“Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.”
Tóm lại, Quy trình xử lý hóa đơn sai sót 2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP cụ thể như sau:
1. Trường hợp chỉ sai về tên, địa chỉ của người mua (sai sót không trọng yếu) thì người bán thông báo cho người mua và thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA. Trường hợp này không phải lập lại hóa đơn.
2. Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng (sai sót trọng yếu):
– Đối với tổ chức/doanh nghiệp: Lập văn bản thỏa thuận (bản giấy hoặc điện tử) giữa người bán và người mua, nêu rõ sai sót (sai tên, mã số thuế, số tiền) và cách điều chỉnh, sau đó lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh, chỉ được chọn 1 trong 2 giải pháp và thực hiện cho đến khi đúng.
– Đối với cá nhân: Người bán thông báo sai sót trên website/cổng thông tin trong 24 giờ, sau đó điều chỉnh/thay thế hóa đơn, chỉ được chọn 1 trong 2 giải pháp và thực hiện cho đến khi đúng.
Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về xử lý hóa đơn điện tử sai sót có sự thay đổi lớn: không còn áp dụng hình thức hủy hóa đơn sai, thay vào đó là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, tùy từng trường hợp cụ thể. Việc phân loại sai sót (trọng yếu hay không trọng yếu), lập văn bản thỏa thuận với người mua và thông báo cho cơ quan thuế sẽ là yêu cầu bắt buộc.
👉 Doanh nghiệp và kế toán cần cập nhật sớm để áp dụng đúng quy định, tránh rủi ro về thuế và hóa đơn sau này.
Xem các nội dung khác
Các kênh khác của Kế toán AZ: Facebook | YouTube | Cộng đồng Kế toán
